Hvad er de seneste trends indenfor udarbejdelse af årsrapporter? Hvordan gør dine ligesindede i andre virksomheder? Hvordan bliver processen mere effektiv? Det er nogen af de spørgsmål som Salgs- og marketingchef, Kim Kisbye, SkabelonDesign, kommer ind på i denne artikel.

I SkabelonDesign hjælper vi årligt ca. 25 virksomheder med værktøjer til at udarbejde årsrapporter – herunder seks C20 virksomheder via konceptet www.årsrapporter.dk. Det gør vi i Word og Excel, og nedenfor har vi samlet nogen af de tendenser, gode råd og muligheder for at effektivisere din virksomheds årsrapportproces.

Format
Hvis dit firma ikke allerede har gjort det, så er det på tide at overveje, om ikke du skal gå fra højformat til liggende format. I takt med, at flere og flere går væk fra at trykke årsrapporten, så går flere og flere over til at lave rapporten i et liggende format der passer til læsning på skærm. Du kan godt bibeholde A4, men det bør være horisontalt. Årsagen er, at de fleste virksomheder er gået fra en trykt version til en PDF og/eller digital version, samt at de primære læsere af årsrapporter enten læser rapporten på skærm eller iPads/tablets.

En anden ting du bør overveje, er at forbedre din digitale udgave. Det er de færreste der laver deres årsrapport om, til en 100% web-baseret version, men du kan med små forbedringer lave en PDF fil der er mere læsevenlig. Det kan f.eks. være navigations-knapper på alle sider, så læseren lettere kan hoppe imellem afsnit. Det kunne ligeledes være et indledende afsnit som giver det solide overblik over de top 3 (eller 5) emner som virksomheden ønsker at læseren skal orientere sig imod. Det kunne også være, at lave en mini-udgave af årsrapportens væsentligste sider der giver et overblik for læseren

Måske har din virksomhed allerede en app til jeres publikationer og andet marketing materiale, og så er det jo oplagt at bruge den som endnu en distributionsplatform. Men hvis ikke I har det, så er det faktisk ret let og billigt at få sin egen app, som måske kan tale til en del af jeres aktionærer og andre interessenter. Der findes løsninger som indekserer indholdet, er lette at søge i, er af optimal grafisk kvalitet og præsenterer årsrapporter, kvartalsrapporter og eventuelt andre IR relaterede dokumenter og præsentationer i virksomhedens egen app.

Infografikker
SkabelonDesign er ikke et designbureau, men vi er med i økosystemet omkring styring af virksomheders visuelle identitet, og kan som iagttagere konstatere, at brugen af infografikker får større og større bevågenhed. Infografik har de senere år fået en bredere anvendelse, fordi de har den åbenlyse fordel, at de på en simpel og intuitiv måde kan forklare komplekse budskaber. Ofte bliver infografikker brugt til at forklare nøgletal, hvor læserens fortolkning bliver lettere, samt nedbryder komplekse barrierer og er dermed oplagte til årsrapporter, hvor læseren bliver præsenteret for meget materiale – i både tekst og tal. På denne måde kan man ligeledes lettere påvirke hvad der skal ’prioriteres’ for læseren med forskellig vægt.

Økosystemet
En af de få ting der ikke har ændret sig de seneste mange år, er det økosystem der deltager i årsrapportprocessen. Ud over de interne ressourcer er der behov for de eksterne grafikere (det er meget få virksomheder der anvender in-house grafikere på årsrapportopgaver) og kommunikationsfolk til at oversætte den industrispecifikke kommunikation til noget mere tilgængeligt for læserne af årsrapporten. Fordi årsrapportopgaven kræver nogen specielle kompetencer, oplever vi en høj grad af specialisering fra både bidragsyderne og de eksterne parter, som medvirker til at processen kører så gnidningsfrit som muligt. Dette gælder ligeledes for den sidste del af økosystemet, som omhandler trykkerier og/eller app-leverandører. Vores anbefaling er ganske enkelt at køre en stram proces med en tidsplan der giver mening for alle i økosystemet. Vi kender alle tidspunktet for hvornår årsrapporten skal lanceres og derfor kan der laves gode tidsplaner for hvornår processen bør starte. Vi ser en række gode eksempler på virksomheder der har processen delt op i flere tempi for at tilgodese både interne og eksterne ressourcer med et bedre årsrapport-produkt i sidste ende.

Collaboration/korrektur
Alle kender til de mareridts agtige scenarier der kan udspille sig, når man er i gang med korrektur nr. 27 kort tid før deadline, og man opdager, at et nøgletal i en note ikke stemmer overens med ledelsesberetningen. Hvad gik galt? Hvem har lavet den rettelse? Og kan det være sket flere steder?

Tro det eller ej, men vi hører stadig om virksomheder, hvor korrektur processen foregår på papir der bliver sendt frem og tilbage mellem korrektur-deltagerne.

Det bedste råd vi kan give er at holde korrekturprocessen in-house med værktøjer der er velkendte og afprøvede. Men skulle du have lyst til at kigge på nye interne samarbejdsmuligheder, så er Office 365, SharePoint og Onedrive nogen af de nye muligheder som flere og flere kaster sig over.

Ressourcer
Vi hører ganske ofte kunder sige; ”Her hos os er vi jo et meget lille årsrapporthold”. Underforstået, vi har ikke så mange ressourcer, så processen skal være så smertefri som muligt. Der har de sidste 10 år klart været en trend imod færre og færre deltagere i årsrapportprocessen. Vi har tidligere set grupper af bidragsydere på over 50 deltagere – mens vi i dag oftest oplever årsrapport-teams med 3-5 deltagere – også blandt C20 selskaberne. Derfor bliver der ledt med lys og lygte efter alle typer af effektivisering, og her er det naturligvis oftest korrekturprocessen der er i søgelyset. Og den største effektiviseringsgevinst ligger efter vores erfaring i at holde hele processen in-house. Naturligvis fortsat i samarbejde med designbureauet, der leverer magien på omslag, opslag og særlige elementer af rapporten der får den til at fremstå som en stærk årsrapport.

Kvartalsrapport
Hvorfor er det lige, at kvartalsrapporterne visuelt er så meget mere kedelige end årsrapporterne? Udover at de vurderes til at have mindre betydning og mindre fokus fra ledelsen er vores tese, at det er fordi virksomhederne ikke har de rette værktøjer til at lave nogen appellerende kvartalsrapporter. Oftest bliver kvartalsrapporten lavet uden eksterne designere, og sat op i et kedeligt dokument – uden at bruge særlig meget krudt på den visuelle del. Det kan gøres bedre med en lille investering af tid ved at genbruge værktøjer til at udarbejde både kvartals- og årsrapporter med fuld brug af farver, fonte, infografikker, faktabokse og fornuftigt designede grafer og tabeller.