Særlige IR-problematikker

SÆRLIGE IR-PROBLEMATIKKER
Anvendelse af udsættelsesadgangen

Rammer for anvendelse af udsættelsesadgangen

En udsteder kan på eget ansvar beslutte at udsætte offentliggørelsen af intern viden, hvis følgende tre betingelser alle er opfyldt:

  • Øjeblikkelig offentliggørelse antages at skade udsteders legitime interesser
  • Udsættelse af offentliggørelse antages ikke at vildlede markedet
  • Udsteder kan sikre, at oplysningerne kan holdes fortroligt.

Ved langvarige processer, som fx kontraktforhandlinger, kan mellemtrin udgøre intern viden, der som udgangspunkt skal offentliggøres. En udsteder kan dog også ved langvarige processer udsætte offentliggørelsen, hvis de ovenfor nævnte betingelser for udsættelse er opfyldt.

En udsteder skal kunne begrunde og dokumentere, at betingelserne for udsættelse af offentliggørelse af intern viden er til stede i hvert enkelt tilfælde, hvor udsættelsesadgangen benyttes. ESMA, det europæiske finanstilsyn, har udarbejdet guidelines for, hvilke situationer med intern viden, der kan anses for legitime interesser for udsættelse.

Disse er i overskriftsform følgende (Se også ESMA: ”MAR-retningslinjer – Udsættelse af offentliggørelse af intern viden, 20. oktober 2016):

  • Igangværende forhandlinger, hvor udfaldet sandsynligvis vil blive sat på spil ved umiddelbar offentliggørelse.
  • Udstederens økonomiske overlevelsesmulighed er i alvorlig og overhængende fare uden dog at falde ind under anvendelsesområdet for den gældende insolvenslovgivning, og umiddelbar offentliggørelse vil i alvor grad skade de eksisterende og potentielle aktionærers interesser ved at sætte gennemførelsen af igangværende forhandlinger om økonomisk genopretning på spil.
  • Trufne beslutninger eller indgåede kontrakter udfærdiget af en udsteders ledelsesorgan, som ifølge national lovgivning eller udsteders vedtægter kræver godkendelse af et andet organ hos udsteder.
  • Produktudvikling, patenter, opfindelser m.v., hvor umiddelbar offentliggørelse sandsynligvis vil sætte udstederens rettigheder på spil.
  • Salg eller køb af betydelige aktieposter i en anden enhed, hvor umiddelbar offentliggørelse sandsynligvis vil sætte gennemførelsen af en sådan plan på spil.
  • En tidligere meddelt transaktion med forbehold af en offentlig myndigheds godkendelse, som er betinget af yderligere krav, og hvor umiddelbar offentliggørelse af disse krav vil påvirke udstederens mulighed for at opfylde dem og derfor forhindre, at handlen eller transaktionen ender godt.

ESMA gør opmærksom på, at denne liste ikke er udtømmende, og at muligheden for at udsætte offentliggørelse af intern viden er undtagelsen til hovedreglen om at offentliggøre hurtigst muligt – derfor skal muligheden for udsættelse også ifølge ESMA fortolkes snævert.

De situationer, hvor udsættelse af offentliggørelse af intern viden kan forventes at vildlede offentligheden, omfatter ifølge ESMA mindst følgende omstændigheder:

  • Den interne viden, som udstederen agter at udsætte offentliggørelse af, er væsentlig forskellig fra udstederens tidligere offentliggjorte meddelelse om den sag, som den interne viden vedrører.
  • Den interne viden, som udstederen agter at udsætte offentliggørelse af, vedrører, at udstederens finansielle mål sandsynligvis ikke bliver nået, når sådanne mål tidligere er blevet meddelt offentligt.
  • Den interne viden, som udstederen agter at udsætte offentliggørelse af, er i modstrid med markedets forventninger. Det gælder, hvor sådanne forventninger bygger på signaler, som udstederen tidligere har sendt til markedet. Det kan være i form af interviews, roadshow-aktiviteter eller alle andre former for kommunikation, der er tilrettelagt af udstederen eller med dennes godkendelse. Ved vurderingen af ”markedets forventninger” skal udstederen tage hensyn til den overordnede holdning hos investorerne – fx enighed blandt finansielle analytikere.

Krav til indhold i indberetning til Finanstilsynet
Udsteder skal straks efter at have offentliggjort intern viden indberette til Finanstilsynet, hvis udsættelsesadgangen har været benyttet forud for offentliggørelse. Indberetningen skal (jf. Kommissionens Gennemførelsesforordning (EU) 2016/1055 af 29. juni 2016) omfatte følgende:

  • Identiteten på udsteder eller en deltager på markedet for emissionskvoter – Navn og CVR. nr.
  • Identiteten på indberetter – Stillingsbetegnelse, navn, telefonnummer og e-mail.
  • Beskrivelse af den interne viden, som har været udsat – Titel og referencenummer på selskabsmeddelelsen, hvor den interne viden blev offentliggjort og angivelse af, hvilken del af indholdet af selskabsmeddelelse der udgjorde intern viden, og hvis offentliggørelse blev udsat.
  • Tidspunkt, hvor beslutningen om udsættelse af intern viden blev taget – Dato, klokkeslæt.
  • Identiteten på de fysiske personer, der har taget beslutningen for, at offentliggørelse af den interne viden skulle udsættes – Stillingsbetegnelse og navn.

Udstederen skal ved offentliggørelsen af den interne viden registrere i indberetningssystemet, at der er tale om intern viden, hvis offentliggørelse har været udsat. Udstederen skal også indberette ovenstående oplysninger i form af en e-mail til Finanstilsynet (udsaettelse@ftnet.dk). Udstederen kan også anvende notificeringsskemaet, der ligger på Finanstilsynets hjemmeside.

Finanstilsynet har besluttet, at en redegørelse, som dokumenterer, at betingelserne for udsættelse af offentliggørelse af den interne viden har været opfyldt, kun skal indsendes efter anmodning herom. Udsteder skal udarbejde denne redegørelse på tidspunktet, hvor udsættelsen iværksættes og skal løbende opdatere redegørelsen.

Krav til indhold i redegørelse til Finanstilsynet
Anmoder Finanstilsynet udstederen om at indsende en skriftlig redegørelse for, hvordan betingelserne for udsættelse har været opfyldt, skal denne (jf. Kommissionens Gennemførelsesforordning (EU) 2016/1055 af 29. juni 2016) indeholde følgende oplysninger:

1) datoer og klokkeslæt for, hvornår:

i)  den interne viden først fandtes hos udstederen

ii) beslutning om at udsætte offentliggørelsen af intern viden blev truffet

iii) udstederen forventes at offentliggøre den interne viden.

2) identiteten på de personer hos udstederen, der har ansvaret for:

i) at træffe beslutning om at udsætte offentliggørelsen og træffe beslutning om påbegyndelsen af udsættelse og dens sandsynlige afslutning

ii) at sikre den løbende overvågning af betingelserne for udsættelse

iii) at træffe beslutning om at offentliggøre den interne viden

iv) at levere de ønskede oplysninger om udsættelsen og den skriftlige redegørelse til den kompetente myndighed.

3) dokumentation for den oprindelige opfyldelse af betingelser af betingelserne for udsættelse af offentliggørelse, og for enhver ændring af denne opfyldelse under udsættelsen, herunder:

i) de informationsbarrierer, der er indført internt og over for tredjemand, for at forhindre adgang til intern viden for andre personer end dem, der har brug for det til den normale varetagelse af deres arbejde, erhverv eller forpligtelser hos udstederen eller deltageren på markedet for emissionskvoter

ii) de ordninger, der er indført for at offentliggøre den pågældende interne viden hurtigst muligt, hvor fortroligheden ikke længere er sikret.

DIRFs vurdering og anbefalinger

DIRF anbefaler, at selskaberne etablerer faste procedurer for anvendelsen af udsættelsesadgangen, og at der for hver gang udsættelsesadgangen anvendes oprettes en ”logbog” indeholdende de elementer, som ESMA kræver (se ovenfor). Logbogen føres fra det tidspunkt, hvor der sker beslutning om udsættelse af offentliggørelse, og herefter er der krav om, at der sker en løbende ajourføring og en vurdering af og dokumentation for, at betingelserne for udsættelse fortsat er opfyldt. Logbogen vil kunne anvendes som udgangspunkt for udarbejdelse af en redegørelse for, hvordan betingelserne for udsættelse af offentliggørelse af den interne viden løbende har været opfyldt, hvis Finanstilsynet anmoder om indsendelse af en sådan. Ligeledes kan logbogen danne udgangspunkt for udarbejdelse af den lovpligtige indberetning til Finanstilsynet efter offentliggørelse af den viden, der har været udsat.

DIRF anbefaler ligeledes, at selskaberne nøje følger udviklingen i best practice, eventuelle afgørelser/domme på området samt anbefalinger fra Finanstilsynet og løbende tilpasser sine interne procedurer i overensstemmelse hermed.

Håndtering af lækage af intern viden

Lækage af intern viden kan ske på flere måder og i forbindelse med forskellige situationer. I praksis ses det ofte, at lækage sker i forbindelse med ”særlige situationer”, fx i forbindelse med forhandlinger om køb/salg af aktiviteter, nye ordrer og lancering af nye produkter/godkendelse af produkter – altså ofte i situationer, hvor selskaber vælger at anvende udsættelsesadgangen. I takt med, at antallet af involverede i processen stiger, vil der altid være en øget risiko for, at der opstår lækage eller rygter inden den planlagte offentliggørelse.

Hvis selskabet vælger at benytte udsættelsesadgangen, er det en betingelse for at benytte denne adgang, at den interne viden kan holdes fortrolig. Er denne betingelse ikke længere opfyldt, hvilket er at sidestille med en lækage, er der ikke længere grundlag for at udsætte offentliggørelse, som således derefter skal ske hurtigst muligt.

Det er således i sådanne situationer, at IR-funktionen skal være særligt opmærksom, og om muligt tage de nødvendige forholdsregler og forberede sig på, at der kan ske lækage.

Udarbejdelse af beredskab

Når det enkelte selskab befinder sig i ”særlige situationer” anbefales det, at IR-funktionen tager initiativ til at:

  • •Foretage en løbende overvågning af medierne.
  • Foretage en løbende monitorering af omsætningen af selskabets aktier og udviklingen i aktiekursen.
  • Udarbejde en beredskabsplan, indeholdende blandt andet ansvarsfordeling, talspersoner, holding statement, Q&A’s og udkast til selskabsmeddelelse.
  • Indskærpe kravet om at holde den interne viden fortrolig og søge at tage alle de nødvendige og mulige forholdsregler.

Konkret vurdering af situation

Beslutningen om, hvorvidt og hvordan der skal reageres i tilfælde af rygter og spekulationer, bør baseres på karakteren af disse. Det er dog ikke i alle tilfælde muligt at opstille klare retningslinjer for, i hvilke tilfælde der er tale om en kritisk lækage. Derfor er der behov for at være særligt opmærksom på både karakteren af spørgsmål fra analytikere, investorer og medier samt formuleringerne i artikler og kommentarer. Desuden er det vigtigt at være opmærksom på rygter internt i organisationen og “snak i markedet”, som ledelse og rådgivere får kendskab til. På dette grundlag foretages der en konkret vurdering, og det vurderes, om karakteren af oplysningerne tilsiger offentliggørelse af en selskabsmeddelelse.

Hvis der sker lækage af intern viden, jf. definitionen i Markedsmisbrugsforordningen, skal der straks ske offentliggørelse af en selskabsmeddelelse.

Kontakt til Nasdaq

Hvis selskabet ikke omgående har mulighed for at offentliggøre en selskabsmeddelelse i forbindelse med lækage af intern viden, har selskabet mulighed for at kontakte Nasdaq og bede om børspause, ligesom Nasdaq kan beslutte at overføre et selskabs aktier eller andre værdipapirer til observationslisten, når særlige forhold indtræder (se ”Regler for udstedere” for en nærmere beskrivelse af disse forhold).

Kvartals- og periodemeddelelser eller ej

Med virkning fra den 26. november 2015 bortfaldt de børsnoterede selskabers pligt til at offentliggøre kvartals- eller periodemeddelelser. Der er således alene lovkrav om offentliggørelse af års- og halvårsrapporter.

Det er dog fortsat en corporate governance-anbefaling (pkt. 1.1.3. i Anbefalinger for god selskabsledelse), at selskaber offentliggør kvartalsrapporter.

DIRFs vurdering og anbefalinger
Forud for bortfaldet af kravet om offentliggørelse af periode- eller kvartalsmeddelelser valgte en stor del af de børsnoterede selskaber at offentliggøre kvartalsrapporter, og der var således – ikke mindst blandt de større selskaber – dannet en udbredt praksis for at informere kapitalmarkederne på det niveau, der svarede til kravene til indholdet i disse rapporter.  DIRF vurderer, at denne markedspraksis er til fordel for de danske børsnoterede selskaber.

I forbindelse med selskabernes eventuelle beslutning om at overgå til alene at offentliggøre kvartalsvise periodemeddelelser/”trading statements” eller helt at undlade at offentliggøre kvartalsvise meddelelser anbefaler DIRF, at det enkelte selskab nøje vurderer, hvordan det på bedst mulig måde informerer aktionærer og andre interessenter om udviklingen i selskabet – i overensstemmelse med god IR-praksis og målsætningerne for det enkelte selskab.

DIRF vurderer, at der er en risiko for, at fravalg af offentliggørelse af kvartals- eller periodemeddelelser generelt vil bidrage til at reducere interessen for det enkelte selskab. DIRF anbefaler derfor, at det enkelte selskab, hvis der tages beslutning om fravalg af kvartals- eller periodemeddelelser tilstræber at skabe et jævnligt nyhedsflow om udviklingen i selskabets, så kapitalmarkederne får mere end en halvårlig orientering om udviklingen i selskabet.

Tidspunkt for offentliggørelse af års- og delårsrapporter

Der er alene lovkrav om selskabernes offentliggørelse af års- og halvårsrapporter (med virkning fra den 26. november 2015 bortfaldt de børsnoterede selskabers pligt til at offentliggøre kvartals- eller periodemeddelelser).

Det er dog fortsat en corporate governance-anbefaling (pkt. 1.1.3. i Anbefalinger for god selskabsledelse), at selskaber offentliggør kvartalsrapporter eller -meddelelser.

DIRFs vurdering og anbefalinger

Der er blandt de danske selskaber dannet en udbredt praksis for at offentliggøre kvartals- eller periodemeddelelser. DIRF vurderer, at denne markedspraksis er til fordel for de danske børsnoterede selskaber, og at periode- eller kvartalsmeddelelser er væsentlige værktøjer til at bidrage til interessenternes indsigt i selskabernes udvikling og til at sikre transparens og interesse – og dermed reducere en eventuel risikopræmie.

I forbindelse med selskabernes eventuelle beslutning om at overgå til alene at offentliggøre kvartalsvise periodemeddelelser/”trading statements” eller helt at undlade at offentliggøre kvartalsvise meddelelser anbefaler DIRF, at det enkelte selskab under hensyntagen til selskabets forretningsområde og forretningsmodel nøje vurderer, hvordan det på bedst mulig måde informerer aktionærer og andre interessenter om udviklingen i selskabet – i overensstemmelse med god IR-praksis og målsætningerne for det enkelte selskab.

DIRF vurderer, at der er en risiko for, at fravalg af offentliggørelse af kvartals- eller periodemeddelelser generelt vil bidrage til at reducere interessen for det enkelte selskab. DIRF anbefaler derfor, at det enkelte selskab, hvis der tages beslutning om fravalg af kvartals- eller periodemeddelelser, tilstræber at skabe et jævnligt nyhedsflow om udviklingen i selskabet, så kapitalmarkederne får mere end en halvårlig orientering om udviklingen i selskabet.

Tidspunkt for offentliggørelse af års- og delårsrapporter
Ifølge oplysningsforpligtelserne skal års- og delårsrapporter offentliggøres hurtigst muligt efter godkendelse, og såvel Nasdaq Copenhagen som Finanstilsynet søger at sikre og kontrollere, at dette overholdes.

DIRFs vurdering og anbefalinger
Ordlyden af oplysningsforpligtelsen giver en klar rettesnor for, hvornår års- og delårsrapporter skal offentliggøres, men i praksis kan der være nogle udfordringer i forhold til selskabernes interne procedurer, som betyder, at der efter afholdelse af bestyrelsesmødet, hvor rapporterne er på dagsordenen, er behov for en tilretning og derefter en endelig godkendelse.

DIRF anbefaler, at selskabernes godkendelsesprocedurer for års- og delårsrapporterne og de interne procedurer på området generelt er velbeskrevne og ligeledes kan dokumenteres, således at oplysningsforpligtelsen overholdes.