Dialog og relationer

RELATIONER TIL DE PRIMÆRE IR-MÅLGRUPPER

Anbefalinger
  • Det anbefales, at selskabet i sin kommunikation med omverdenen iagttager sin oplysningsforpligtelse og i hvert enkelt tilfælde vurderer, hvorvidt der er tale om intern viden (se definitionen af intern viden under ”Overholdelse af oplysningspligten” på side [11]), så formatet for kommunikationen afstemmes herefter (valg af selskabsmeddelelse i tilfælde af intern viden vs. pressemeddelelse eller anden kommunikationskanal for skønnet ikke-kurspåvirkende, ikke-reguleret informationsformidling).
  • Det anbefales, at IR-funktionen skaber det fornødne overblik over de væsentligste interessenter for IR-kommunikationen og tilrettelægger sine IR-aktiviteter under hensyn til de forskellige målgruppers adgang til og mulighed for at forholde sig til information om selskabet. IR-funktionen kan også med fordel holde sig ajour med, hvilke andre væsentlige eksterne interessenter, selskabet kommunikerer med, da de også vil/kan være aktører i det offentlige rum.
  • Det anbefales, at selskabet i tilrettelæggelsen af sine IR-aktiviteter overvejer anledninger og frekvens for afholdelse af møder med de væsentligste interessenter.
  • Det anbefales, at den IR-ansvarlige sikrer, at den øverste ledelse stiller sig til rådighed i kommunikationen med de væsentligste interessenter, når dette er relevant.
  • Det anbefales, at selskabet, i det omfang det er muligt, følger og registrerer markedsdeltagernes vurdering af og forventninger til selskabet samt ændringer heri.
  • Hvis der konstateres en betydelig forskel mellem selskabets egne forventninger til selskabet og omverdenens forventninger, anbefales det, at selskabet søger at klarlægge årsagen hertil, og om nødvendigt præciserer egne forventninger og forudsætningerne herfor.
  • Det anbefales, at selskabet tager stilling til relevansen og varigheden af en eventuel stilleperiode før offentliggørelsen af års- og delårsrapporter, hvor selskabet afholder sig fra at kommunikere eksternt om udviklingen i selskabets finansielle forhold.

Kommentarer

Korrekt håndtering af intern viden – kernen i IR-dialogen

Det mest afgørende i en effektiv kommunikation med selskabets IR-interessenter er at sikre en så gennemsigtig og balanceret kommunikation som muligt under overholdelse af oplysningsforpligtelserne. Det vil være naturligt, at selskabet tilpasser sin kommunikationsform til de enkelte interessenter – herunder detaljeniveauet i sin informationsformidling. Derimod må der aldrig afgives intern viden til én eller udvalgte interessenter forud for offentliggørelse i form af en selskabsmeddelelse.

Føling med deltagerne på kapitalmarkedet

For at kunne tilpasse og forbedre IR-aktiviteterne og den løbende kommunikation om selskabet er det vigtigt, at IR-funktionen er lydhør over for signalerne fra deltagerne på kapitalmarkedet og informerer ledelsen om kapitalmarkedernes holdning til selskabet, herunder ikke mindst særlige udfordringer og problemområder, og om nødvendigt foretager tilpasninger eller proaktivt kommunikerer om disse forhold. Ofte vil lydhørhed over for feedback fra især den professionelle del af investormarkedet vedrørende selskabets strategi, konkurrentforhold og kommercielle vilkår have værdi. Institutionelle investorer afholder møder med andre selskaber i branchen og vil derfor være en kilde til væsentlig information. Ofte vil investorer også være mere tilbøjelige til at investere i et selskab, hvor de oplever, at ledelsen er lydhør over for deres kritik, feedback og forslag.

IR-funktionen kan vurdere, om der er behov for at udarbejde en undersøgelse (kan have forskelligt omfang fra en ”snif-test” blandt en mindre gruppe af interessenter til omfattende perception study) af kapitalmarkedets opfattelse af selskabet, herunder overveje hvilke forhold der er relevante at undersøge holdningen til. Det kan fx være de primære interessenters vurdering af selskabets strategi og realiseringen af denne, selskabets ledelse og kvaliteten af kommunikationen med kapitalmarkedet mv. På basis af informationen i en sådan undersøgelse suppleret med anden viden om særlige udfordringer/problemområder anbefales det, at IR-funktionen forestår udarbejdelse af en plan for, hvordan kommunikationen på problemområder kan forbedres.

Husk oplysningspligten ved alle IR-aktiviteter

I tillæg til den brede kommunikation med kapitalmarkedet gennem selskabsmeddelelser, års- og delårsrapporter afholder mange børsnoterede selskaber møder med analytikere, investorer og erhvervsmedier, blandt andet i kølvandet på offentliggørelse af års- og delårsrapporter. Disse møder omfatter primært:

  • Præsentationer for en større gruppe
  • One-on-one møder

En anden almindelig form for IR-events er større konferencer arrangeret af banker, hvor selskabet præsenterer sig for en større gruppe professionelle analytikere og investorer.

Tilsvarende arrangerer banker m.fl. andre konferencer og møder, hvor selskaberne har mulighed for at præsentere sig for private investorer. Mange selskaber vælger desuden at afholde egentlige kapitalmarkedsdage, hvor der kan sættes særlig fokus på eksempelvis ny strategi, lanceringen af nye produkter, ny teknologi eller lignende – og hvor deltagerne eventuelt kan få lejlighed til at møde en bredere del af ledelsen og få en dybere indsigt i selskabet.

Det er hjørnestenen i al finansiel kommunikation, at alle markedsdeltagere skal have lige og samtidig adgang til information om selskabet. Den målrettede kommunikation er derfor alene en mulighed for at uddybe allerede offentliggjort information og give baggrundsinformation om selskabet. Detaljeringsgraden kan variere afhængig af den enkelte interessents forudsætninger og forudgående viden om selskabet. Indtjeningsforhold, der kan påvirke kursdannelsen, kan alene diskuteres, hvis de tidligere er blevet offentliggjort. En del selskaber vælger at udarbejde selskabsmeddelelse i forbindelse med kapitalmarkedsdage og andre væsentlige møder med henblik på at kunne præsentere nye informationer i tråd med oplysningspligten. Det anbefales i det hele taget, at selskabet tager stilling til behovet for intern forberedelse og afklaring af den information, man ønsker at formidle, forud for kontakt og møder med de primære interessenter.

For at sikre den nødvendige tilgængelighed til selskabet kan det desuden være hensigtsmæssigt at arrangere telefonkonferencer eller webcasting, hvorved alle kan overvære/lytte til kapitalmarkedsdage eller andre præsentationer, der afholdes for større grupper af investorer og analytikere samt eventuelt også erhvervsmedier.

Stilleperioder – relevans og varighed

Der er ikke formelle anbefalinger vedrørende stilleperioder, og det er indtrykket, at stilleperioder i de seneste år har mistet deres relevans for en række selskaber. Principielt handler det om at sikre en professionel håndtering af ikke offentliggjort viden forud for regnskabsaflæggelse – såvel som det gælder på alle øvrige tidspunkter. Således bør det enkelte selskabs ledelse løbende forholde sig kritisk til, hvorvidt man som ledelse besidder viden, som kan gøre det vanskeligt at håndtere en åben og ensartet dialog og kommunikation. Fordelen ved en stilleperiode op til en regnskabsmeddelelse er, at det kan være særdeles vanskeligt ikke at udsende signaler i den ene eller den anden retning i en periode, hvor man har detaljeret indsigt i udviklingen i den seneste regnskabsperiode. Det er i den sammenhæng vigtigt at holde sig for øje, at mange professionelle investorer er trænede i at afkode signaler fra ledelsen og den IR-ansvarlige i deres retorik og kropssprog. I sådanne situationer kan ledelsen med fordel undgå direkte kontakt med aktørerne på kapitalmarkedet. Selskabet skal også have med i sine overvejelser, at hvis det vælges at holde stilleperioder, skal det gøres konsekvent – og ikke kun, når der er tegn på forhold af betydende karakter. Indførelse af stilleperioder betyder, at der vil være 2-4 måneder om året, hvor selskabets reelt afskærer kapitalmarkedet fra direkte adgang til møder og opdatering.

Registrering af erfaringer

Det kan være hensigtsmæssigt for selskabet at registrere den løbende kommunikation og møder med primære interessenter, dels for at sikre selskabet et overblik, og dels for at kunne sikre en effektiv tilrettelæggelse af roadshow-aktiviteter, opfølgning på møder og fremtidig planlægning af møder.