Nyheder

20.12.2017

Opdaterede best practice-anbefalinger fra DIRF – effekten af MAR

MAR har haft betydelig effekt på selskaberne og IR-arbejdet

Der er gået halvandet år, siden MAR trådte i kraft, og de nye regler er nu blevet en integreret del af de børsnoterede selskabers hverdag. Implementeringen af MAR har betydet ændringer af IR-praksis på en række områder, og DIRFs best practice-udvalg har opdateret foreningens best practice-anbefalinger, så de afspejler den nye praksis inklusive råd og vejledning til, hvordan IR-arbejdet bedst muligt tilpasses og udføres under det nye ”regime”.

Nedenfor finder du en beskrivelse af de væsentligste ændringer i DIRFs best practice-anbefalinger. Vi har også bedt Jesper Wagener fra NNIT, David Moalem fra Bech-Bruun og Anne Bruun fra Finanstilsynet om at give deres syn på, hvordan implementeringen af MAR er gået, og hvordan praksis har udviklet sig.

Hvor er de største ændringer?

De væsentligste ændringer i DIRFs best practice-anbefalinger knytter sig til den praktiske håndtering af oplysningspligten, herunder oprettelsen af offentliggørelseskomitéer (Disclosure Committees).

Desuden har vi præciseret DIRFs holdninger på en række områder – herunder til blandt andet stilleperioder forud for offentliggørelse af regnskabsrapportering og offentliggørelse af kvartalsrapporter eller periodemeddelelser.

Håndteringen af oplysningspligten – Nye udfordringer og ekstra arbejde

Der er ingen tvivl om, at overgangen fra ”realitetsgrundsætningen” som det bærende princip for at håndtere oplysningspligten, til den generelle oplysningspligt, som den er defineret i MAR, har været en udfordring for selskaberne.

Ifølge MAR skal en udsteder som bekendt hurtigst muligt offentliggøre intern viden, og oplysningspligten indtræder som hovedregel allerede på det tidspunkt, hvor der opstår intern viden om forhold, der med rimelighed kan forventes at indtræde. Det betyder, at selskaberne skal forholde sig til usikker viden og løbende foretage vurdering af, om denne har en form, så der er en ”rimelig”’ mulighed for, at den ”begivenhed”, som den interne viden omhandler, vil blive realiseret eller indtræde. Det er ikke nødvendigvis nogen enkel vurdering, og selskaberne skal således forholde sig til, hvornår viden bevæger sig fra at være skønsmæssige oplysninger, der kan udvikle sig til intern viden, til at udgøre intern viden om usikre oplysninger. Der angives i MAR ikke nogen tommelfingerregel om, hvor stor sandsynligheden skal være, for at en ”begivenhed” med ”rimelighed” kan forventes at indtræffe, eller med andre ord; for at der er tale om en ”reel mulighed”. Meget tyder dog på, at der tale om en sandsynlighedsgrad, der er under 50 % – formentligt helt ned til 30-40 %.

Derfor anbefaler DIRF, at der allerede på det tidspunkt, hvor der opstår skønsmæssige oplysninger, der kan udvikle sig til intern viden, oprettes en fortrolighedsliste og foretages en løbende vurdering af, om oplysningerne fortsat er skønsmæssige, eller er overgået til at være intern viden om usikre oplysninger – hvor der skal oprettes insiderlister og tages stilling til offentliggørelse eller eventuel udsættelse. I forbindelse med oprettelse af insiderlister er det vigtigt at sikre, at indholdet i disse lever op til kravene. Det er også vigtigt at sikre en tæt tidsmæssig konsistens i dokumentationen for vurderingen af den interne viden og beslutningen om eventuel udsættelse i forhold til insiderlistens oprettelse. Det vil nemlig anses som et udtryk for, at en virksomhed vurderer, at oplysninger er at betragte som intern viden, når der oprettes en insiderliste.

DIRF anbefaler desuden, at selskabets interne procedurer tilrettelægges, så de bedst muligt understøtter overholdelse af oplysningspligten og håndtering af de praktiske forhold forbundet hermed.

”I forbindelse med overgangen til MAR boksede selskaberne meget med at tilpasse deres interne procedurer til de nye regler, og der er ingen tvivl om, at denne proces var temmelig ressourcekrævende. Det er dog min oplevelse, at de fleste selskaber nu har fundet en fornuftig måde at agere på under det nye ”regime”, og har vænnet sig til de nye rammer. Vi kan også konstatere, at fortolkningsspørgsmålene bliver færre og færre, og at de henvendelser, vi får fra selskaberne vedrørende MAR, nu mere og mere drejer sig om særlige problemstillinger i forbindelse med fx stillingtagen til, hvornår der er tale om intern viden. Undervejs er selskaberne blevet langt mere fokuserede på compliance – og denne del fylder væsentligt mere end tidligere. Det betyder også, at rollefordelingen internt i selskaberne generelt er blevet noget anderledes end tidligere. Under det gamle ”regime” var oplysningspligten ikke så vanskelig at håndtere, og en stor del af ansvaret for at overholde oplysningsforpligtelserne lå typisk i IR-afdelingen. De nye regler betyder, at der er brug for flere juridiske kompetencer og flere ressourcer for at sikre, at de overholdes”, siger David Moalem.

”Fra Finanstilsynets side er vi meget opmærksomme på, at overgangen til MAR har været en kræv-ende proces for både store og små selskaber. Overordnet er selskaberne på plads med de nye regler, men der er stadig ting, der ikke fungerer helt, som de skal. Vi kan for eksempel se, at de mindre selskaber generelt ikke i samme omfang som de større selskaber er gearet til at håndtere de nye regler – det kræver en del administrative procedurer at leve op til MAR, og hele dette set-up kan være vanskeligt at løfte for de mindre selskaber.”, siger Anne Bruun og fortsætter:

”Vi kan desværre også konstatere, at der stadig er selskaber, der agerer, som om ”realitetsgrundsætningen” stadig er gældende. Men det er den ikke – og det betyder, at nogle selskaber ikke får klassificeret den interne viden korrekt. Der er dermed risiko for, at den interne viden bliver konstateret for sent i forløbet, og at insiderlister ikke bliver oprettet på det rette tidspunkt. I den forbindelse skal selskaberne være opmærksomme på, at der i de nye regler er en adgang til at udsætte offentliggørelsen af intern viden – så det er altså ikke ensbetydende med en pligt til offentliggørelse, at man klassificerer et forhold som intern viden. Det kan meget vel være berettiget at udsætte den interne viden. De selskaber, der fortsat tænker i ”realitetsgrundsætningen” bliver nødt til at tilrette deres interne procedurer.  Hvad angår insiderlister, så har vi for nylig kigget på en række insiderlister, som vi har modtaget i forbindelse med sædvanlig sagsbehandling, og ved gennemgangen af insiderlisterne viste det sig, at der var fejl i insiderlisterne i 18 ud af 20 selskaber. Der er tale om både større og mindre fejl – og fejlene var at finde blandt både de store og de mindre selskaber. Det er vigtigt, at selskaberne er opmærksomme på kravene, og at der bliver rettet op på fejlene.”

Etablering af offentliggørelseskomité en god idé

For at sikre, at oplysningspligten håndteres på rette vis, anbefaler DIRF, at selskaberne etablerer en offentliggørelseskomité til at overvåge og vurdere, hvornår der foreligger intern viden. Det anbefales også i den enkelte situation at udarbejde et internt notat, som beskriver baggrunden for selskabets vurdering af, at der er tale om intern viden.

Der er med udsættelsesadgangen mulighed for, at børsnoterede selskaber kan udskyde offentliggørelsen af intern viden, men der er krav om, at anvendelsen dokumenteres for at sikre, at de tre forudsætninger herfor er til stede. Et forhold eller en situation med intern viden skal reelt løbende evalueres og dokumenteres, efterhånden som tingene udvikler sig, og/eller der opstår ny intern. Det er derfor vigtigt, at børsnoterede selskaber etablerer faste procedurer for, hvordan ny intern viden håndteres og dokumenteres i henhold til de tre nødvendige forudsætninger, hvis udsættelsesadgangen benyttes og herunder også sikrer, at oprettelsen af ad hoc-insider insiderlister nøje koordineres tidsmæssigt med dokumentation for benyttelse af udsættelsesadgangen for offentliggørelse.

Det er DIRFs anbefaling, at komitéens medlemmer minimum tæller den IR-ansvarlige, CEO og/eller CFO samt den juridisk ansvarlige.

”I NNIT etablerede vi en offentliggørelseskomité allerede i forbindelse med vores børsnotering 2015, og i komitéen deltager vores CFO, chefen for salg, lederen af juridisk afdeling, kommunikationschefen og IR-chefen. Vi har fra begyndelsen afholdt både faste møder og ad-hoc møder, hvor vi dels diskuterer de faste ting, der er på vej, herunder den løbende regnskabsrapportering, og dels ad-hoc ting, som opstår løbende, herunder nye ordrer m.v.  Efter implementeringen af MAR er det blevet endnu vigtigere for os at fange ting i opløbet. Derfor etablerer vi også såkaldte grey-lister (fortrolighedslister) i forbindelse med forhold, der kan udvikle sig til intern viden, ligesom vi dokumenterer de enkelte forløb. Når det er sagt, så synes vi faktisk, at det løbende er en vanskelig disciplin at håndtere og vurdere intern viden, før den bliver en realitet. Vi er en projekt- og konsulentforretning, og derfor har vi også undervejs – belært af markedsreaktionerne – måttet ændre holdning til, hvad der er kurspåvirkende. Vi arbejder derfor både ud fra en fast grænse for størrelsen af de enkelte ordrer og en individuel vurdering. Vi oplever også fortsat situationer, hvor vi er i tvivl, og hvor vi derfor søger ekstern juridisk assistance. Helt overordnet må vi konkludere, at verden ikke just er blevet nemmere med MAR – drøftelserne om intern viden er blevet mere omfattende og sker oftere, og arbejdet med disclosure og compliance er blevet langt mere byrdefuldt. Der er helt klart en særlig opmærksomhed på, at vi skal være varsomme med, hvor vi træder”, siger Jesper Wagener, head of IR i NNIT.

Finanstilsynet oplyser, at der i 2017 indtil videre har været ca. 60 notifikationer om anvendelse af udsættelsesadgangen, og der er blevet bedt om yderligere redegørelser i syv tilfælde. Foreløbig har Finanstilsynet ikke sanktioneret overtrædelse af oplysningspligten i forhold til MAR.

God læselyst

I DIRF håber vi, at de opdaterede anbefalinger giver en god vejledning til, hvordan det enkelte selskab bedst muligt kan tilrettelægge sine IR-aktiviteter inden for de gældende rammer – og løbende tilpasse sine interne procedurer i takt med udviklingen i god praksis. Vi er helt klar over, at det ikke er blevet lettere at udføre IR-arbejdet – men MAR er vist kommet for at blive, så der er ingen vej udenom at leve op til regler og god praksis!

I er altid velkomne til at kontakte DIRF med kommentarer eller problemstillinger, som ikke er tilstrækkeligt dækket i vores best practice-anbefalinger.

Af: Dorte Samuelsen, Partner i Guidance og medlem af Best Practice-udvalget

Link til pdf-artikel om best practice-anbefalingerne